日清日結(jié)，四個小方法讓你工作效率大增

2016-11-20 管理運營 61 0

在講求效率的的現(xiàn)代社會，總是伴隨著焦慮和忙亂，與時間賽跑早已是家常便飯了。

你是選擇忙亂，還是有效率地工作？

如果可以用一些小方法讓工作效率大增，時間的管控就不會如此緊張而“鴨梨山大”。誠然，時間不可增加。稍微改變一下工作方法，讓時間看得到和夠用，才是解決之道。

你的工作是否如你所想的那樣有條理、有效率和可控？首先要專注，然后想清楚你的工作達成的結(jié)果。

1.想清楚工作達成的結(jié)果，學(xué)會倒推時間進行規(guī)劃

任何的工作都是結(jié)果導(dǎo)向的，可能很多人都覺得這個準(zhǔn)則很簡單，卻被人經(jīng)常無視或忽略。在列出To-do-list（待辦清單）的時候，一般人只會機械地把當(dāng)天需要完成的任務(wù)寫下來，填充到清單里邊。

寫了清單，就有了初步的行動力，卻缺乏連續(xù)性。要完成目標(biāo)，最好有連續(xù)性，學(xué)會倒推時間，以此提高時間的可控性。

退一步想想，明天、下星期或下個月、下個季度要達成的目標(biāo)是什么。大家都很清楚四象限的方法，懂的輕急緩重的定義，但是這些定義可能不夠準(zhǔn)確和形成連續(xù)性。如果可以想清楚自己的目標(biāo)，知道自己要把工作達成的結(jié)果，形成連續(xù)性，效果會更好。

時間管理最重要的一個法則，就是決定不做什么事情，懂得 Say no 以及做思維行動的“斷舍離”。不但要列出To-do-list（待辦清單），如果加上No-to-do-list（不該待辦清單），效果會更好。

例如：

早上10點前不回任何人的電話；工作時間不上微信；晚上9點后不再回復(fù)郵件等等.....

寫No-to-do-list（不該待辦清單），是為了在完成原本的工作目標(biāo)之前，不再分心去做其他工作，讓其保持高度的專注。

一整天工作下來，讓我們分心或被打斷的情況數(shù)不勝數(shù)，雖然知道自己該做什么非常重要，但清楚自己不該做什麼尤其重要。

2.集中在某個時段完成任務(wù)，做好細部的時間規(guī)劃和管控

領(lǐng)導(dǎo)要求你完成一份報告或解決方案，按部就班地完成任務(wù)沒有集中在某個時段把它完成來得高效。

比方說，你要學(xué)習(xí)新的技能或語言學(xué)習(xí)，最有效的方法是每星期在固定的時間段上課或復(fù)習(xí)，固定的時間、固定的時段做某件事情，形成慣性，減少篩選，吸收知識的速度和效果會更好。這就是習(xí)慣的力量。

可能每個人都曾遇過，編寫報告或者撰寫解決方案的時候，把事情集中在很短的時間內(nèi)完成，一方面會讓自己感到極大的壓力，容易滋生反抗情緒，不利于工作的完成，甚至于容易造成拖延癥；另一方面，若沒有好的想法和方案出現(xiàn)，無法寫出像樣的報告或方案，就會造成焦慮，甚至到了最后都無法完成任務(wù)。

如果你必須在月底前完成一份重大分析報告，首先在第3個星期前就要先擬定好整體的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容提綱。然后在第4個星期前將報告的初稿完成，這樣就能順利完成任務(wù)。如果你是項目負責(zé)人，如何擬定工作進度是非常重要的，你必須非常清楚項目的工作內(nèi)容到底有哪些？如何做好分類和切割；如何做好細部的時間規(guī)劃和管控，精準(zhǔn)掌握項目的完成進度。

3.減法思考

擁有足夠的時間，通常是可以完成任務(wù)的，如果任務(wù)過多無法完成，就要懂得做減法思考了。

一般的創(chuàng)意工作者，要有好的創(chuàng)意產(chǎn)生，必須有明確的范圍與限制，天馬行空的胡思亂想是不會有任何結(jié)果的。所以，排工作計劃的時候，不僅要列出工作內(nèi)容，還要在旁邊做備注，寫上你預(yù)計需要多久將其完成。加上時間批注，是為了更好地做任務(wù)的時間管控，以及懂的取舍，讓工作更加專注。

比方說，一般人進入辦公室打開電腦的第一件事，就是收發(fā)郵件。原本你是想處理完郵件后才開始正式的工作，但事與愿違，一接收郵件就不可收拾，不斷有新的郵件補充上來。有些人，就算快到了午飯時間，還是一直盯著屏幕上的郵件依依不舍，形成不好的習(xí)慣。習(xí)慣可以讓你高效，也可以讓你低效。

遇到這種情況，就要大膽地做減法思考。預(yù)先設(shè)定每天早上先花一個小時處理郵件，就算有新的郵件進來，如果不是很緊急的，必須立即關(guān)閉，專注緊急和重要的工作。每天的工作時間固定而有限的，一般能處理的事情也相當(dāng)有限，Less is more.

同理，如果原本預(yù)計要完成5個工作內(nèi)容，忽然臨時插入2件非常緊急又重要的事情。遇到這種情況，你需要做的不僅僅是在工作清單中額外加上2個清單內(nèi)容，還得減少2個清單內(nèi)容。