如果對電子郵件監管政策缺乏管理和溝通，不但會影響員工的士氣，還會影響組織的盈利能力——員工一旦對企業不滿，其個人生產力必然會下降

根據2006年的研究，擁有互聯網入口的員工會把1/4的工作日花在電子郵件上。當然，并不完全是為了工作——80%的員工表示，他們會在工作時接收和發送私人郵件，而且有一半用的是公司郵箱。根據法律規定，使用公司郵箱發送的電子郵件屬于公司資產，因此，雇主有權利進行閱讀。事實上，根據2005年的一項調查，有55%的公司表示，會對員工的電子郵件進行監管。

通過研究，中央康涅狄格州立大學的杰森·斯奈德（Jason L. Snyder）探討了電子郵件監管和員工對于隱私的擔心是如何影響同事關系以及上下級關系的。如果員工認為，公司“入侵”了自己的郵箱，那么，員工就更不容易相信管理者和同事。如果對電子郵件監管政策缺乏管理和溝通，不但會影響員工的士氣，還會影響組織的盈利能力——員工一旦對企業不滿，其個人生產力必然會下降。

杰森·斯奈德對300多名員工進行了調查，這些人處于不同的年齡段，隸屬于公共部門和私營部門，既有剛入職的“菜鳥”，也有高層管理者。杰森?斯奈德使用了一些心理學測試方法，來衡量被調查者和同事之間關系的質量如何，其對監管者和組織的信任程度，以及在工作中，電子郵件隱私被侵犯的次數。

杰森·斯奈德發現，雖然公司不能改變員工的心理特點，例如，某人也許天性多疑，更容易猜忌別人。但公司可以對相關政策進行充分的說明，以此增加員工的安全感。公司應該采取的做法是：準確、客觀地闡明電子郵件監管政策，并提醒員工，監管政策并不是為了偷窺員工的個人隱私，而是為了阻止不合法的行為，例如，通過電子郵件對員工進行性騷擾。此外，公司的電子郵件系統也可以是公開透明的，員工可以知道，是誰閱讀了自己的郵件。和不清楚究竟是何人看了自己的郵件相比，這么做可以減少員工不必要的擔心。杰森?斯奈德發現，在組織中，其郵件監管政策的不透明度越高，則員工更容易擔心，自己基本的隱私受到了侵犯。

杰森·斯奈德認為，雖然從法律和財務的角度考慮，企業必須要監控設備是如何被使用的，但一定要注意，其行為并沒有損害員工對企業的信任。隨著新的溝通方式越來越普及，例如社交網絡、即時通訊、企業博客等，這一點將變得越來越重要。杰森?斯奈德認為，最好的做法可能是：監管者可以保留員工的郵件記錄，但其閱讀郵件的權利應得到限制，只有在必要且符合法律的情況下，才可以查看郵件記錄。杰森·斯奈德還強調，對于企業而言，也許并沒有必要讓員工閱讀并簽署電子郵件隱私政策，但企業必須盡力解釋，為什么要進行監管，以及這些監管政策是如何被實施的。