所有的供應商可能都已意識到，對外商的查詢回復一定要快。但是，光“快”是不夠的，還要“準”。要準確地回復買家的查詢，需要有扎實的英語語言功底、全面的國際貿易業務知識、殷實的本行業知識和商品知識，也就是說業務經理的綜合素質要高。這樣，在回復買家查詢時，就能夠做到十分專業。供應商給買家回復電子郵件時，要盡量遵循以下5大要訣：

　　準確：要將回復信寫得很清楚，首先要正確理解買家來函的準確意思，如有不清楚的地方，則應立即去函向客戶詢問了解，切忌一知半解；其次，供應商要將自己的意思表達清楚準確，將自己公司介紹清楚，多使用有說服力、準確的數據，切忌使用模棱兩可或含含糊糊的詞語和內容。

　　全面：一方面要全面徹底地回答買家查詢的方方面面，包括買家所有的問題和感興趣的點點滴滴；另外，郵件本身的結構和內容也要完整。很多人書寫郵件時喜歡即興發揮，往往內容簡單、結構松散。有時還在郵件中使用網上流行符號和縮寫，這在正式的商務來往中是不可取的。

　　具體：給買家回復的信息無疑越具體，越能方便買家做出決策。通常買家也有自己的客戶或用戶，也需要將明確具體的信息傳遞給自己的客戶，所以，如果內容不詳細，肯定會導致買家或買家的買家再次發函追問，耽誤大家的時間和精力。

　　清楚：電子郵件也應象傳統的商業書信一樣，不論是排版還是格式都應整潔明了，少使用晦澀難懂的詞語或表達法。這里，特別應注意的是中英文表達方法上的差異，盡量使用標準的英文表達，減少中國式的英語。

　　禮貌：禮貌的重要性自不用說，但商務禮貌與日常禮貌是有所區別的，要多用正式的表達，少用口語語氣；尊重對方的風土人情、禁忌和宗教信仰；人稱表達上要盡量少用第一人稱，多用“You”，以表示尊重對方，用第一人稱時要用“We”代替“I”等等。

　　很多買家在選擇供應商時，特別是長期的合作伙伴時，特別注重供應商是否專業。除了經營產品專一、行業知識豐富外，一封地道的回復郵件也能展示供應商或業務人員的“專業功底”，提升企業形象。

　　將網上查詢轉為網下洽談，也是一個加速了解的好辦法。不妨多邀請他們前來參觀自己的企業，或者去展覽會參觀供應商的展位。