遺留問題往往是由于企業(yè)相關政策在傳達和執(zhí)行過程中管理不善而出現(xiàn)的。幾種常見的現(xiàn)象是：
1．業(yè)務人員口頭傳達政策，經(jīng)銷商在業(yè)務人員離職后渾水摸魚，要求兌現(xiàn)某某政策，由于無法取證，公司陷入兩難境地。
2．某些業(yè)務人員準備離職，在離職前向經(jīng)銷商作出公司沒有的政策承諾，自己拿到高獎金和提成后一走了之。
3．業(yè)務人員在向經(jīng)銷商傳達政策的過程中，對政策斷章取義。如某公司針對一款新產(chǎn)品制定了激勵政策及相應的限制條件，業(yè)務員張某為了便于自己工作的開展，僅把最大力度的激勵告知客戶卻沒有講明相關條件。盡管客戶大力推廣這一新產(chǎn)品，月底仍沒能完成最大激勵要求的銷量指標，實際兌現(xiàn)的利益與“企業(yè)”承諾不一致，經(jīng)銷商的怒氣可想而知。
4．業(yè)務人員在政策傳達過程中無中生有。如某公司業(yè)務員李某為了完成指標，私自向經(jīng)銷商承諾招聘5名直銷人員，工資和費用由經(jīng)銷商墊付，一定時間后由公司集中兌現(xiàn)。經(jīng)銷商人招了，錢墊了，卻無法在公司兌現(xiàn)。
企業(yè)對經(jīng)銷商的管理往往由業(yè)務人員負責，政策的傳達和執(zhí)行需要業(yè)務人員來完成，如果這個環(huán)節(jié)管理不善，就會導致遺留問題的出現(xiàn)。有沒有一種簡便有效的方法可以避免上述問題呢?筆者在實踐中采用的“政策通知單”制度收到了很好的效果。
政策通知單
采用政策通知單，就是用書面形式告知經(jīng)銷商政策，它可以達到以下目的：
避免經(jīng)銷商由于理解不一樣，對企業(yè)的政策產(chǎn)生誤解；
避免一些經(jīng)銷商由于企業(yè)業(yè)務人員變動，渾水摸魚謀取不當利益；
避免業(yè)務人員在企業(yè)和經(jīng)銷商之間玩弄兩面手法。
政策通知單樣單見表1。
政策通知單填寫要求
填寫政策通知單要遵循以下相關要求：
1．“市場”項要填寫經(jīng)銷商所在的市場，“經(jīng)理”項要填寫在公司登記的經(jīng)銷商姓名，經(jīng)銷商簽字處必須是公司登記經(jīng)銷商或其授權(quán)人簽名；
2．“月份”項必須填寫注明政策執(zhí)行期限；
3．“限制條件”指經(jīng)銷商享受這項政策是否有附加條件，如銷量指標等，“備注”部分用以補充說明注意事項；
4．表格內(nèi)不能留有空格，空白項必須用斜杠劃去；
5．“其他政策”用以填寫在單品欄內(nèi)無法闡述清楚的政策，如“本月銷量達到100萬元，公司獎勵一輛價值3萬元面包車”；
6．簽名必須由相關人員親筆簽署或由其授權(quán)人簽署；
7．日期部分要求大寫。
落實制度
為使政策通知單制度有效落實，公司要把采取政策通知單的時間、目的、注意事項，以公函的方式發(fā)給每個經(jīng)銷商。同時，制定相應的規(guī)章制度并嚴格執(zhí)行。參考制度如下：
1．業(yè)務人員必須按要求填寫政策通知單，對于不按要求填寫的給予一定處罰；
2．政策通知單必須由業(yè)務人員在月初交給或傳真至客戶，簽字生效后上報銷售管理部門；銷售管理部門設置專人，對收回的政策通知單進行審核、存檔、備案；
3．落實經(jīng)銷商、業(yè)務代表、區(qū)域經(jīng)理三方共同簽字生效制度，區(qū)域經(jīng)理的上一級領導要定期抽查審核，并承擔連帶責任；
4．如果業(yè)務代表在政策通知單上虛報公司政策內(nèi)容，公司應按政策通知單內(nèi)容給客戶兌現(xiàn)，給公司造成的損失從該業(yè)務代表的工資、獎金、費用中扣除，區(qū)域經(jīng)理及其上一級領導承擔相應責任，情節(jié)嚴重的開除相關人員；
5．偽造客戶簽字并對市場造成不良影響的，務必重罰直至開除相關業(yè)務人員；
6．如果市場出現(xiàn)特殊情況(如需要調(diào)整經(jīng)銷商)，可暫停發(fā)放通知單，但必須提前向相關管理人員說明情況，依照公司相關程序進行；
7．提出離職的業(yè)務人員，必須在政策通知單有效日期已過，且經(jīng)銷商沒有提出異議時，方可辦理全部離職手續(xù)；
8．經(jīng)銷商偽造政策通知單，要給予相應處罰直至取消經(jīng)銷權(quán)。
實踐證明，嚴格實施政策通知單制度，因政策傳達不暢導致的遺留問題將不復存在，同時可以大大減少公司損失，增強公司的盈利能力。
