危機爆發的第一時間內，危機管理小組應迅速統一口徑，以一個聲音表達；并指派一名新聞發言人負責與媒體的溝通，回答媒體與公眾的各種問題。如果總經理一個說法，副總一個說法，市場部經理一個說法、公關部又是一個說法，就會給媒體以及公眾留下混亂的印象，媒體與公眾不知道信誰的，不利于危機的迅速解決。

在口徑制定以及傳達的過程中，有這么幾個問題需要大家關注：

1、口徑由誰制定？

口徑應由危機管理小組制定。在危機爆發的第一時間內，危機管理小組負責人應將小組成員召集在一起，大家統一商量對外口徑。對于一些特別專業的問題，專業公關人員應與職能部門進行溝通，不可沒有他們的參與。

2、口徑要通俗易懂

專業公關人員要有將復雜的專業術語轉化為目標群體易于接受的語言的能力，口徑要通俗易懂。只有通俗易懂，才能被目標受眾理解與支持。

3、嚴格遵守口徑

嚴格遵循口徑的內容，沒有任何不按口徑發言的理由。任何不按口徑發言的新聞發言人或者其他人員都應嚴格懲罰。

4、是否與其他部門協調了

新聞發言人在接受媒體與記者采訪前，是否與其他相關部門進行了“口徑”的協調，是否得到了其他部門的認同。

5、口徑是否及時修改

隨著危機的演變，形勢的變化，危機管理小組或者新聞發言人是否及時更新了口徑。

6、口徑傳達是否前后一致

口徑是否有連續性，前后是否一致，是否具有連貫性。

7、口徑是否得到了高層的認同

很多領導雖然沒有專業的公關人員專業，但在口徑制定的過程中，一定要有高層領導的參與，制定好的口徑也要與高層溝通，以獲得他們的理解與支持，也有利于日后工作的開展。

有幾點還需強調：一是擬定口徑不是改變事實，而是更好的傳遞自己希望傳遞的內容，任何改變事實的行為只會讓事態更糟；二是無論記者多么刁難、無論一個問題被問到多少次、無論新聞發言人處于多尷尬的境地，都要按照事前制定好的口徑回答；三是擬定好的口徑首先要通過內部的傳播渠道告知內部的工作人員，讓他們了解企業對于某個話題的態度。