接客戶電話的要點和忌諱

        1、融入笑容的聲音

    即使你不看到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語調和心情，你需要把你全部的注意力投入在電話中。你的態度應該是有禮貌的，聲音是適中的、清晰的，柔和的，不要在電話里喊叫或聲音很尖。有趣的是，如果你要使你電話里的聲音好聽，你試一試帶著微笑，但他聽到你的聲音時就像你在微笑。這個試驗你不妨試試，非常有效，人們能通過你的聲音辨別你的心情是快樂還是煩惱。

    2、辦公室電話禮儀

    （1）接聽電話

    在一個跨國公司的辦公室里，來電必須在第二聲鈴響之后訊即接聽。公司接電話應該是非常正規的，在禮貌稱呼之后，先主動報出公司或部門的名稱。如：“您好，羽西公司。CanIhelpyou?”如果是一位秘書，則應說：“您好！這里是（某先生∕小姐）辦公室，我是（名字）。CanIhelpyou?”切忌拿起電話劈頭就問：“喂！找誰！”

    如果一時騰不出空來，讓電話響了四次以上，拿起電話就應先向對方致歉：“對不起，讓您久等了。”

    當來電話的人說明找誰之后，不外乎三種情況，一是剛好是本人接電話；二是本人在，但不是他接電話；三是他不在辦公室里。

    第一種情形，說：“我就是，請問您是哪位？”

    第二種情形，接話人說：“他要旁邊，請稍候。”

    第三種情形，接話人則說：“對不起，他剛好出去。您需要留話嗎？”切忌只說一聲“不在”，就把電話掛了，打電話人需要留話，應清晰地報出姓名、單位、回電號碼和留言，但要注意言語簡潔，節約時間。

    我常要從美國打長途電話到國內找朋友，但因為他的同事或家人沒有禮貌，我不能留言，浪費了很多錢和時間，需要再撥一遍找人。替你的同事留個言是很容易做到的事，這不難，而后這個舉手之勞同時幫助了兩個人，為什么不做呢？

    最好在別人方便的時候打電話給他，而不僅只是你方便的時候。談話可以這樣開始：

    “現在與您交談合適嗎？”_____你還要考慮到別人是否方便與你在電話中長時間交談。

    要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛上電話，不可只管自己講完就掛斷電話。

    無論什么原因，電話中斷，首先打電話的人應該再撥。

    如果你和某人在他的辦公室談話，而他突然接到了一個緊急電話，你應該問：“我該出去一會嗎？”而他在接電話的時候也應該說：“對不起，我一定要接這個電話。”

    當你通話時，注意背景不要太吵。有太鬧的電視或收音機，請盡量調輕一點。

    當你打長途電話給別人請求幫助，正好對方不在，你應該選合適的時間再打去，最好不要讓對方回電，因為對方可能會顧慮到昂貴的電話費。

    如果打電話撥錯了號碼，應當說一聲：“對不起，我撥錯了號碼。”如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，請他重撥，不要使對方難堪。