企業內部溝通和管理郵件的11個小工具

本文介紹了11種網絡工具，幫助初創企業管理好的內部郵件的混亂狀態，或者是幫助企業內部員工更加有效的溝通與交流。

對初創企業而言，無論其工作團隊是遠是近，將內部郵件的混亂狀態降至最低程度都將是這些企業面臨的艱難的挑戰。不過，幸運的是，現在已經有大量的資源和渠道致力于解決這些問題。以下11種網絡工具就可以幫助這些企業管理好的內部郵件的混亂狀態，或者是幫助企業內部員工更加有效的溝通與交流。

1. Flowdock

Flowdock可當作一種混合工具加以使用，既可以充當私人信息應用，也可以用作群體討論工具。這種工具可以大幅減少企業內部電子郵件交往的數量，而且可以在數秒鐘內讓用戶獲得回復，而不需要幾分鐘甚至是幾個小時。另外，這一工具還支持文件共享功能，因此用戶如需遠程交流意見，就可以輕松地交流觀點，并共享截圖文件。

2. Redbooth

這是一種有效的發送通知工具，這種工具不需要打擾參與討論的所有人員，就可以讓用戶更加有序地管理郵件。這種工具可以幫助用戶有針對性的選擇那些應該查閱的郵件，因此用戶就不需要依次閱讀大量的郵件。

3. Basecamp

Basecamp的平臺相當直觀，可以讓用戶將針對每個項目的一切必要文件保存在一個地方，并讓團隊一起交流。如果出現重要的更新消息，用戶就可以利用電子郵件通知將這些消息發送給團隊成員。由于企業在平時來來往往的郵件經常出現丟失現象，因此，這些企業最好能夠使用像Basecamp這樣優異的管理系統，來管理郵件。

4. 博客平臺WordPress上的P2

P2是WordPress的主題加強版，主要用于內部通信與交流。通過這種工具，用戶不需要將電子郵件發送給團隊，只需要將意見發布到此博客平臺之上。這樣用戶所有的交流就會公開，而且可以搜索到。此工具可以把用戶固定在同一頁面上，并提醒用戶此前決策的原因。

5. Evernote和Yammer

用戶可以通過Evernote來分享信息，這種工具可以大幅減少發送附件的需求。Yammer是一項主要針對非緊急業務交流的工具，例如用戶可以利用Yammer來交流社交活動和其它宣告等信息。另外，Yammer中的“贊（like）”功能也深受用戶歡迎。

6. Atlassian產品

有些用戶會使用Gmail來處理企業內部電子郵件。不過，針對其它交流情況，Atlassian推出了一系列優異的產品，例如JIRA和HipChat等，如果將這兩種產品整合到Gmail，那也將是不錯的選擇。

7. HipChat

HipChat堪稱是目前為止最好的企業交流工具。通過參與聊天室和一對一的聊天，用戶能夠不需要電子郵件即可展開對話，而且這種聊天方式也比電子郵件更快更有效。

8. Skype

Skype是用來發送急需讓對方了解的信息的一大優異工具。企業員工可以人人擁有Skype復本，這樣就可以在企業內部建立一個聊天群，這樣每一名員工就能夠向其他員工或部門發送信息。Skype便于操作，其最大的優點就是可以免費供用戶使用。

9. iDoneThis

團隊所有成員都會將當天所做的一切工作發送到iDoneThis，接下來，該軟件將會整合這些信息，并在第二天上午給整個團隊發送一份報告，以便整個團隊能夠及時掌握工作進展情況，這個過程就不需要團隊成員之間通過多次電子郵件進行。

10. Google Hangouts

一般而言，用戶使用電子郵件主要是發送那些非緊急的信息。如果使用Google Hangouts的話，一般都是為了發送實時信息。Google Hangouts可以在Gmail和Google+中使用，而且也可以與任何能夠兼容Jabber的工具協同使用。

11. Help Scout

Help Scout是一種強大的工具，可以將整個團隊的成員維系在同一頁面上，可以讓團隊中的多名成員有效地共享同一收件箱，之后再與相應的部門進行交流。 Help Scout可以讓用戶簡化各種具體的要求，再把這些信息發送給其他用戶，而且還可以添加有關客戶或案例的私人說明信息，并追蹤更多的歷史信息，而且還可以防止用戶丟失信息。