有效溝通始于第一印象

　對演講人的介紹剛剛完畢。在他身后，幻燈片上是他的姓名和公司名稱。觀眾手里的材料上信息相同。問題是，他是如何開始的？
“大家好！我叫加里 安德森（Gary Anderson），是Acme公司的董事總經理，今天我在這里要談論的是關于……”演講人再次失去了制造深刻的第一印象的機會。觀眾判斷沒有錯，他們又是聽一場毫無亮點的報告。商業領袖們總是忘記一句經典名言：“你再也沒有第二次機會去留下第一印象。”在筆頭和口頭交流中，單調、乏味、平淡無奇的開場白實在是太容易了。

　　當我們在設計演講或撰寫郵件或信件時，開頭就直奔中心內容，可以接受，也許更加容易。我們如何去組織內容呢？什么樣的語言比較合理？觀眾最在意什么？必須包括哪些方面？如果時間或空間允許，還可以選擇哪些內容？在寫完信件后，先暫時把它放在一邊，然后再回過頭來，全盤考慮你想給讀者或聽眾傳達的內容，并謹慎決定該如何做開場白。

　　每年我們可能要參加上百場的工作演講或專業會議。發言人的第一氣息是否吸引人決定了我們是否愿意聆聽。伊麗莎白 皮薩妮（Elizabeth Pisani）是一名愛滋病研究員，她采用的是非傳統的實地研究方法。在2009年的TED （Technology Entertainment and Design）會議上，伊麗莎白首先看著觀眾，并說“人們做蠢事，那就是傳播HIV的原因。”她一下子吸引住我們。接著，她分別討論了四組不同的人群（吸毒者、性工作者、男同性戀者和制定公共衛生政策的蠢蛋），找出了每組人群的理性決定。她精心設計的開場白，不僅非常出色，而且震撼人心。后面更是引人入勝。

　　在當前兩位數的失業率時代，我們中許多人正在找工作，或者是幫助朋友或同事尋找工作機會。在你寫完求職信后，做點其他事情打打岔，然后再回頭重新檢查。想象一下，假如你是招聘經理，剛在桌上或收件箱里看到這封信，是否第一眼就被吸引住。

　　我看到的信通常都只與申請人有關。“我在最喜歡的招聘網站上看到你們的廣告，我認為我非常合適….”想想你在給誰寫信，你如何才能讓他/她對你產生深刻的第一印象。“（從職位描述來看）你們需要一名自我激勵、做事主動的人，這與我想從產品銷售轉型到銷售服務的愿望非常符合。”你寫信時，關鍵要考慮到收件人的工作、工作重點及需求，要滿足他的條件和要求。你的名字就在回執信封上，簡歷上，在求職信的最上方也有，所以一定不要以“我叫貝斯 瓊斯（Beth Jones），我想……”開頭。要考慮到讀你信的人。

　　每年，我們收到大量的商業信件和幾千封電子郵件。這里第一印象很明顯，就是標題行。暫時停止讀這篇文章，馬上去瀏覽你的收件箱。不要打開或回復郵件，看看到底有多少標題行能引起你的注意。我猜，10%都不到。更糟糕的是，從許多標題行里根本看不出郵件的主要內容。“昨天的后續工作”或者“項目的進展更新”根本不能引起我們的注意，也無法讓我們大概了解郵件的內容。許許多多的管理者都使用黑莓手機或iPone閱讀和回復郵件，因此我們寫的每個字都必須有意義。

　　要寫一條有效的標題行，關鍵是最后寫，也就是在點擊發送鍵之前的那個時刻寫，而不是在寫郵件之前寫。是的，我知道，這樣你必須寫完郵件后，再回到最頂部填上標題行。但是，只有那時你才真正知道郵件主體的內容。這也是讓你再次確認收件人名單（不要太多，也不要太少）的絕好機會。

　　每個星期，我們有幾百次的機會給人留下第一印象。無論是面對幾百號陌生人做正式演講，或給心儀的公司寫求職信，或給同事發封關于下周公司野餐的郵件，要考慮到第一印象，并真正把它當回事。

　　作者：JD施拉姆（JD Schramm），斯坦福商學院Mastery in Communication Initiative課程主任，為MBA學生上各類溝通課程。可通過schramm_jd@gsb.stanford.edu聯系他，如果標題行能引起他的注意，他更有可能回復你的郵件。