如何接待愛好視察的老板？

 

    今年35歲的Emma是位國內知名高校畢業的博士，畢業后被一家500強公司選拔進入了全球研發團隊，并派往海外接受了為期兩年的學習 。回國后Emma作為中國研發中心科學家從事材料分析工作。

 

    Emma在部門英籍主管Richard的領導下工作了4年，Richard晉升后被調回了歐洲研發總部。Emma因為良好的工作表現，接替了其在中國的職位，并繼續與Richard保持實線溝通與匯報關系，同時也與中國的研發中心總監保持虛線匯報關系，這是跨國公司常見的矩陣式管理模式，作為一名下屬有多個老板。

 

    Richard回到歐洲任職后，每年的5月和10月都會來中國視察兩次工作，每次接待工作都由Emma全權負責。由于Richard對中國的業務及環境相當熟悉，對Emma這位老部下也是毫不客氣，每次來都要待上整整一個星期，并要求Emma全程陪同。這對Emma來說苦不堪言，耗費她相當大的時間和精力，也直接導致她手下管理的三個團隊、20多位員工的日常工作受到影響。

 

    2012年10月的中國之行，Richard又臨時提出讓Emma計劃 會見客戶，不僅要求見內部客戶（即指公司內各事業部的 銷售 和技術服務人員），而且也要見外部客戶（即指公司產品的使用客戶）。對于新要求，Emma大傷腦筋，因為通常情況下預約外部客戶從提交申請到審批通過，再到接待會晤，前后至少也要一周時間。Emma打了無數個電話，在她“堅韌不拔”的努力下，終于計劃 了兩家大客戶。Richard事后對Emma表示了歉意，也對她的工作能力大加贊賞。

 

    老板特別喜歡吃中國菜，這次來特意要求體驗一些新概念餐廳。Emma平時是個生活隨意的人，雖然和老板共事四年，但對他的口味不甚了解，面對助理搜集來的一大堆菜單，湖南菜、云南菜、貴州菜、日韓料理……她感到頭暈，不知如何是好。

 

    2013年Richard在歐洲總部招了好幾名經驗豐富的下屬，Emma定期跑去歐洲和總部同事們開會。同事都是40至50歲的白人男性，在他們眼里Emma還是一個資歷尚淺的中國小女生。有一次開會回來，Emma耐心等著同事把會議后承諾發給她的材料，等了三周也不見任何音訊。突然有一天收到該同事的郵件，對方質問她報告材料準備好了沒有。這封郵件不僅抄送了很多同事，也包括老板。Emma很生氣，感覺被倒打一耙。這個時候去責罵對方、質問對方都是不明智的舉動。她決定忍下這個委屈。此后去歐洲開會后，Emma每次會在第一時間將紀要寫好并發給大家，防止類似的事件再次上演。

 

    在矩陣管理模式中，如何與遠在國外、一年只見幾次的老板建立良好的工作關系？增強自己在組織內部的“能見度”和影響力，這是一直困擾Emma的難題。我給了她如下建議：

 

    第一，提升自己在公司內部及整個行業的影響力。領導者首先應從專業知識領域出發，學會用更高更寬的視野去看待工作中的各種運營及戰略層面的問題，提出具有前瞻性的一攬子解決方案。另外，拓展有效的人脈資源，以獲取更快捷的信息、更高效的辦事渠道、開拓更廣闊的個人發展空間。

 

    第二，巧妙處理與老板的關系。老板來中國名義上是視察工作，其實也可看作是公司給予老板的福利。除了工作上的事務，娛樂活動是必不可少的環節。所以平時要學會觀察老板的品味和喜好，才不至于像Emma一樣因為不知道老板的口味、喜好而亂了陣腳。

 

    第三，提高工作效率，給下屬創造更多的機會以促進他們的發展。比如老板來中國的行程，Emma可以制定出一張基本行程表，將各項接待工作標準化，如此她完全可以將該項工作移交給下屬去協調，留出更多的時間和精力去處理其他更重要的事務。

 

    第四，依賴心理會使自己容易喪失主動權和行動權。如果你老是期望老板先教給自己所謂的“新知識”后才可以進步，老板會逐漸失去對你的興趣并轉而關注那些更具有自我驅動力的人。