讓會議管理簡單化

企業發展到一定規模，原本簡單的業務也變得復雜，而業務運營的復雜度決定了管理的復雜度，很多事項牽涉多個領域，需要借助多人掌握的信息和智慧，因此企業的重要事項通常是以會議的形式研討、決策或發布的。對于集團企業高層來說，管理就是通過會議管理企業的。

會議需要多位管理者貢獻信息、共同研討、做出科學決策，需要同時占用他們的時間。對于企業來說，最不可再生的資源就是時間，尤其是總裁等高層管理者的時間。而要同時協調多位高層的時間更是困難，隨意擾亂高層的時間計劃 更是巨大的失誤。

從不少的現狀來看，企業高層已經感覺到“亂”，尤其是會議的管理“亂”，這與我們以往提供過咨詢服務的很多客戶有類似的情況。

會議的改進可以從三個方面著手，目的就是要打造有節拍的會議管理體系：

1、 企業高層的會議時間與運營節拍保持一致

會議是管理的一種手段，而管理要從屬于業務，因此企業高層的決策會議時間要與業務運營的節拍保持一致，在業務決策的高峰期要合理避開可調整的會議計劃 。要分析企業的業務特點，通常可以一年為周期來看運營的規律是什么，在什么時間點會出現決策的高峰，這些需要進行仔細的梳理，盡量事先計劃 出來，在此基礎上可以分析出決策的高峰期，從而可以提前協調相關管理人員。

2、 企業管理中必需的會議要有很強的計劃性

對于企業損害最大的就是臨時會議，這類會議的出現往往意味著突發事項，但也意味著打亂了所有與會人員的計劃 。就象某些集團生產管理部，被過多的臨時會議打亂了內部的管理，已經影響了具體業務的運營。誠然，突發事項是不可避免的，但企業要盡量減少本可以提前預期的突發事項，企業必須思考如何把一些事項計劃 的更有計劃性，把能提前考慮清楚的必需的會議提前計劃好。這樣，各參會部門就能夠把這個時間提前計劃 出來，并且提前進行信息的收集和分析。

3、 企業高層在各方面的時間分配要符合發展需要，并有一個合適的比例

一個企業的發展是有眾多業務領域協同完成的，因此高層對各個業務領域的管理不能因為個人喜好或其它原因，造成在各方面的時間分配不合理。與總部在一個辦公地點的部門，可能比較容易地獲知最新的企業動態，與企業高層有較多的溝通，也就能采取更多的行動，有了行動就又能更多的溝通，結果就是這個部門占用了過多的企業高層的資源，而其他部門受到了積壓，這種時間資源的分配實際上阻礙了企業的發展。

在企業各個業務領域間，確定合適的會議頻率，既貫徹了企業的戰略發展重點，也避免了管理的盲點，從而促進企業協調發展。

會議管理是復雜的，會議管理不僅僅是計劃 個會議室，發發通知，這只是最初級的。在國內首創會議管理理念的AMT咨詢指出，會議管理是通過對企業管理者的管理，達到對企業的管理。會議體系要支撐企業在規模不斷擴大條件下的穩定運營管理，要明確什么時間開什么樣的會，什么人參加，準備什么，決策什么。通過打造有節拍的會議管理體系，達到提高整個企業管理節拍性，讓企業減少管理的“亂”，減少到處救火的現象。