為管理服務：信息化與管理結合

　【牛津管理評論-訊】這個案例中的問題是一個非常具有普遍意義的問題。在企業(yè)信息化建設過程中，當管理現(xiàn)實與系統(tǒng)模式出現(xiàn)沖突的時候，經(jīng)常會遇到許多關于進不進系統(tǒng)管理和用不用系統(tǒng)流程的問題，“倉位要不要在系統(tǒng)里面管”就是這類問題。如果在判定原則上不能達成統(tǒng)一的認識，這類問題不論大小都可能會造成無休止的爭議和帶來極大的困擾。

　　要在判定原則上達成共識，首先要明確信息化的目的。案例中蔣恒熠覺得老趙說的有道理，“我們不能為了信息化而信息化”。那么，我們應該為什么而信息化呢?這個問題的答案大家都清楚，是為了提高運作管理水平。具體地說就是解決管理問題、提高運作效率，也就是我們常說的信息化與管理結合、為管理服務。

　　我們來分析一下雨婷公司進銷存模塊的管理需求。雨婷公司皮革產(chǎn)品品種有600多種，成品倉庫通常流轉的訂單一天就有900多張。倉庫管理人員經(jīng)常為了找一個客戶的貨要耽誤幾個小時，我們按平均1個小時計算，那么一天要處理900多張訂單就需要900多個小時。如果倉庫一天的工作時間是8小時，就需要有100多個倉庫保管員同時工作，才能完成每日 訂單的處理。這樣的運作效率企業(yè)怎么能夠接受，目前的倉庫管理的模式非改變不可!

　　如何才能改變目前的倉庫管理模式，提高倉庫運作管理水平呢?我們看到了二種說法。一種說法是南方軟件公司的老趙說，你越是進系統(tǒng)，就會越忙亂，建議在現(xiàn)場設立動態(tài)看板。還說在現(xiàn)在的場地條件下，只有以現(xiàn)場控制為主，信息系統(tǒng)控制為輔的辦法來處理倉位管理的需求。關鍵是在現(xiàn)場要將倉位信息用看板顯示出來，方便“找貨”就行。

　　另一種說法是雨婷公司倉庫主管和經(jīng)營副總裁的意見，希望通過這個大規(guī)模的軟件項目一攬子將倉位管理問題解決到，實現(xiàn)系統(tǒng)里外一個流。方便查詢、方便提貨啊。還說南方軟件偷懶，找借口，說軟件系統(tǒng)完全可以做到。他們認為借助軟件系統(tǒng)是完全可以解決倉位管理問題，提高倉庫運作管理水平的。

　　這種情景又是一個很常見的但卻很不合情理的現(xiàn)象。專業(yè)搞軟件的南方軟件公司認為軟件系統(tǒng)解決不了問題，堅持提出不使用軟件系統(tǒng)的現(xiàn)場看板的倉位管理方法;而不懂軟件技術的雨婷公司卻認為軟件系統(tǒng)完全可以做到。這真是一個令人費解的專業(yè)和角色顛倒的怪現(xiàn)象。

　　見怪不怪，我們還是來看看到底哪種說法是對的。

　　先分析一下南方軟件公司老趙的說法。就算按照老趙說的“這個成品倉庫定義為流轉中轉倉庫，而不是儲存多長時間的地方”，但在這個倉庫里至少也會有三四天的產(chǎn)品庫存量。雨婷公司皮革產(chǎn)品品種有600多種，一天要處理的訂單有900多張，三四天產(chǎn)品庫存的倉位信息不知要用多大的一張或要用多少張看板才能夠寫得下。就算是寫下了，在看板上找倉位信息肯定比直接在倉庫里找貨還要難。這個方法根本就行不通!如果這樣的方法也行，雨婷公司的倉庫管理真的就沒有必要采用軟件系統(tǒng)支持了。

　　雨婷公司倉庫主管和經(jīng)營副總裁的意見是對的。雖然他們堅持的“一目了然地看到全部產(chǎn)品的全部倉位信息”、“實現(xiàn)全面的倉位信息以及變動信息的信息化”聽起來沒有見多識廣的老趙提出的什么“主動權下放給基層”、“成品倉庫的流通特性”、“客戶物料的配送中心”、“靈動庫存”等管理理念和案例那么高深、那么有說服力。但是，他們堅持的是解決現(xiàn)狀倉庫管理模式下運作效率低下的實際管理需求。
 

　　那么到底通過采用軟件系統(tǒng)是不是可以滿足雨婷公司對倉位管理的需求呢?北方軟件公司的成熟的軟件系統(tǒng)就完全可以做到。

　　北方軟件公司的軟件系統(tǒng)中可以根據(jù)倉庫的條件、不同產(chǎn)品的特性和儲存要求等定義許多倉位。倉位定義中包含了它適于存儲的產(chǎn)品和可存儲該產(chǎn)品的數(shù)量等信息。對每一種產(chǎn)品還定義了它可以存放的多個倉位，并設置了這些倉位存放該產(chǎn)品的優(yōu)先級。當產(chǎn)品入庫時，系統(tǒng)會根據(jù)預先設置好的規(guī)則，自動找出該產(chǎn)品可以存放的首選倉位。如果入庫數(shù)量超過了這個倉位可以存放的數(shù)量，則系統(tǒng)會自動根據(jù)存放優(yōu)先級找到存放該產(chǎn)品的次選倉位，余此類推。系統(tǒng)完成自動查找后，打印出標明有倉位和存放數(shù)量的該產(chǎn)品的入庫倉位單。倉庫保管員按照入庫倉位單的指引直接把要入庫的產(chǎn)品存放到系統(tǒng)指定的倉位即可。由于系統(tǒng)是按照預先定義的存放規(guī)則自動完成產(chǎn)品與倉位的匹配、倉位的自動查找和存放數(shù)量分配，完全不需要倉庫保管員的人工干預就可以自動生成入庫倉位單。這個計算過程，系統(tǒng)是在瞬間就可完成的，極大提高了入庫操作的效率。產(chǎn)品出庫時，系統(tǒng)根據(jù)系統(tǒng)中已記錄的該產(chǎn)品的存儲倉位信息，按照先進先出或其他指定的規(guī)則自動找出存放有該產(chǎn)品的倉位，如果出庫數(shù)量超過了這個倉位存放的數(shù)量，則系統(tǒng)自動找出存放有該產(chǎn)品的另一個倉位，余此類推。系統(tǒng)完成自動查找后，打印出標明倉位和出庫數(shù)量的該產(chǎn)品的出庫倉位單。倉庫保管員按照出庫倉位單的指引直接找到系統(tǒng)指定的倉位提取要出庫的產(chǎn)品即可。北方軟件公司的軟件系統(tǒng)還支持條碼掃描的功能，如果與條碼設備配套使用，入庫和出庫時，倉庫保管員只需掃描一下單據(jù)上的條碼，連計算機的鍵盤都不用敲，就可以完成上述的全部系統(tǒng)操作了。完全不會像南方軟件公司的老趙所說的那樣“至少要再增加3個倉庫管理員來錄入變動信息，根據(jù)發(fā)貨單查找貨物還要在現(xiàn)場配置多個終端才行”。

　　蔣恒熠可以結束這個會議了，告訴還在等電話的老板，大家建議采用北方軟件公司的成熟的軟件系統(tǒng)，雨婷公司的倉庫管理運作效率將會提高幾十倍。