企業(yè)在沒有做長遠規(guī)劃的前提下實施IT系統(tǒng)，可以說是事倍功半，而且為后續(xù)上其他系統(tǒng)遺留了很多的集成和接口問題，這還不包括原先系統(tǒng)的升級、平臺的更換、數(shù)據(jù)遷移、網(wǎng)絡(luò)改造、原廠商的后續(xù)支持有沒有保障等問題。
隨著國家對企業(yè)信息化建設(shè)支持力度的不斷加大，越來越多的企業(yè)開始關(guān)注信息化。有的企業(yè)是從頭開始;有的企業(yè)是對原有系統(tǒng)的升級改造。企業(yè)實施大規(guī)模的信息化建設(shè)在我們國家的時間還不是很長，很多企業(yè)自身經(jīng)驗也不是很豐富，由于信息技術(shù)又是快速發(fā)展的一門新興學(xué)科，即使是在企業(yè)中從事多年IT工作的信息主管，對于大型系統(tǒng)而言，多數(shù)人在這方面也并沒有很深的經(jīng)驗，這從很多企業(yè)在信息化過程中走過的彎路就能夠看出來。
從一些投入多、效果差的案例，我們可以看出，其中的絕大多數(shù)企業(yè)是由于在信息系統(tǒng)建設(shè)的初期，沒有進行系統(tǒng)的、科學(xué)的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，對于信息化是重眼前，輕長遠，企業(yè)信息化建設(shè)是溜到哪兒算哪兒。有的企業(yè)因缺乏IT戰(zhàn)略規(guī)劃，導(dǎo)致信息化建設(shè)的戰(zhàn)略不明晰、技術(shù)選用的評估標準不確定、分步實施的各種應(yīng)用系統(tǒng)各自為政。例如在選用某種應(yīng)用軟件時，只關(guān)心某個單一的核心應(yīng)用，沒有或者說沒有能力考慮這些不同的應(yīng)用系統(tǒng)之間的關(guān)系，結(jié)果造成更大的信息孤島，IT投入和回報的效應(yīng)遞減。有的企業(yè)由于快速成長，往往會發(fā)現(xiàn)僅僅用了兩、三年的IT系統(tǒng)因為不能適應(yīng)企業(yè)新的業(yè)務(wù)流程、信息處理等需要而必須更換。信息化建設(shè)沒有全局觀念，自然與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略脫鉤。
反觀信息化成功的企業(yè)，要么是財大氣粗，能夠經(jīng)得起風(fēng)險、經(jīng)得起折騰;要么是確實有良好的總體規(guī)劃，逐步建設(shè)、逐步完善。企業(yè)的錢是辛苦賺來的，能節(jié)約還是要節(jié)約。所以，從“總體規(guī)劃”開始，走“分部實施”之路是企業(yè)信息化建設(shè)的最佳選擇。
總體規(guī)劃，從IT專業(yè)看來，也就是企業(yè)要在戰(zhàn)略層面，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，制定科學(xué)的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，根據(jù)這個IT戰(zhàn)略規(guī)劃，再制定細致可行的行動計劃。
為什么說一定要有科學(xué)的IT戰(zhàn)略規(guī)劃？怎樣才算科學(xué)？讓我們來看看下面的案例： 位于華北的某機械加工企業(yè)，職工4000人，在計算機應(yīng)用方面，有CAD/CAM系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、公司網(wǎng)站，這些系統(tǒng)分別由不同的廠家開發(fā)、采用不同的數(shù)據(jù)庫和平臺，目前已經(jīng)形成幾個小型局域網(wǎng)，但是公司內(nèi)部還沒有全部聯(lián)網(wǎng)。
對于下一步的IT建設(shè)，該公司認為需要上OA系統(tǒng)，因為在公司內(nèi)部傳遞信息、發(fā)送文件、召開會議、檔案管理、業(yè)務(wù)催辦等等都比較耗費精力;IT部門認為應(yīng)該把公司全部聯(lián)網(wǎng)、然后是系統(tǒng)升級、購買新的服務(wù)器、升級數(shù)據(jù)庫、做防火墻、備份數(shù)據(jù)，因為這些基礎(chǔ)工作如果不做，整個系統(tǒng)早晚會面臨病毒、黑客的攻擊而癱瘓;也有領(lǐng)導(dǎo)說應(yīng)該實施電子采購系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng);眾說紛紜。
公司這幾年總共花了3千多萬元在IT方面，初步感覺好像效果還不錯。從表面看來，這樣的企業(yè)大概可以算作信息化比較超前的企業(yè)，至少是效果還不錯的企業(yè)。
但是，如果我們仔細研究一下，就會發(fā)現(xiàn)，如果在系統(tǒng)建設(shè)的初期，能夠有科學(xué)的規(guī)劃，當(dāng)初的3千多萬其實可以產(chǎn)生更大的效果。目前的局面可以說是好壞參半，說好是指大家有熱情、有意識、也有行動，IT系統(tǒng)畢竟提高了局部的效率，促進了局部流程的改善;說不好是指這些系統(tǒng)其實也給公司的管理帶來其他的風(fēng)險，而且風(fēng)險的產(chǎn)生主要是由于目前的IT系統(tǒng)不是集成的系統(tǒng)。也就是說，由于當(dāng)初沒有長遠的統(tǒng)一規(guī)劃，IT方面存在信息孤島，會給公司的業(yè)務(wù)經(jīng)營管理帶來危害。
從管理學(xué)的角度來說，要想保證良好的效果，需要在流程、人員素質(zhì)和技術(shù)三方面有機結(jié)合。信息孤島或者不集成的系統(tǒng)會給管理造成麻煩。
首先，就電子采購系統(tǒng)來說，就有另外的漏洞，如現(xiàn)金流的問題。從報表來看，比如企業(yè)實現(xiàn)銷售額有100萬，但是從現(xiàn)金流來看，由于客戶沒有付款，所以收入是零。實際客戶可能5個月之后才付款，這時會造成公司現(xiàn)金周轉(zhuǎn)的極大壓力，同時也會造成公司競爭力的無形降低，成本的升高。
其次，如果沒有集成一體化的信息系統(tǒng)去保障，財務(wù)問題很可能在下個月的某個時間才能夠在報表上反應(yīng)出來，滯后的信息對于領(lǐng)導(dǎo)的決策來說已經(jīng)沒有太大的意義。
從這些問題可以看出，單純依靠管理制度和人工處理的流程，還不足以達到預(yù)期的目標，否則企業(yè)也不會有貪污、丟失等事件發(fā)生。從國外的經(jīng)驗來看，高素質(zhì)的人員和嚴密的規(guī)章制度以外，良好的技術(shù)和系統(tǒng)保證也是必須的。如果讓計算機系統(tǒng)設(shè)定某些流程，員工不按照流程做，系統(tǒng)無法通過，后續(xù)工作沒法執(zhí)行，那這一步就必須執(zhí)行，這樣就可以堵塞管理上的漏洞，或者可以固化管理者的意圖。
無論是自己做還是咨詢公司來解決難題，關(guān)鍵的一點是應(yīng)該有一個規(guī)劃的方法論來指導(dǎo)每一步工作，不能憑經(jīng)驗、憑感覺，做IT戰(zhàn)略規(guī)劃本身也需要計劃、流程和技術(shù)三個方面來保證質(zhì)量。對于企業(yè)來說，外腦可能是比較好的選擇，這主要因為絕大多數(shù)非IT企業(yè)本身對IT方案和技術(shù)并不擅長，而專業(yè)的咨詢公司恰恰在這方面有優(yōu)勢。
IT戰(zhàn)略規(guī)劃最好在系統(tǒng)建設(shè)開始階段做，因為一張白紙好作畫。如果IT建設(shè)已經(jīng)具備一定規(guī)模后再做規(guī)劃，企業(yè)的前期投資可能多少會損失一些，動手越早，損失越小。
上面提到的這家企業(yè)最后的結(jié)果是聘請外部專業(yè)的咨詢公司來為其進行IT方面的診斷，然后就IT目前存在的問題和今后的發(fā)展提出一份報告，咨詢公司也是按照上面的方法進行診斷的。圖1表示了企業(yè)信息化建設(shè)的整個周期所要實施的步驟。
圖1也表示了IT建設(shè)所應(yīng)遵循的思路，通過這樣的思考方式所得出來的結(jié)果，最能發(fā)揮IT的效果，同時避免在信息化建設(shè)方面走彎路，是所有的投入都能夠發(fā)揮最大的效用。
按照這樣的思路建設(shè)思考IT，就會使IT與業(yè)務(wù)聯(lián)系更加緊密，IT也不會僅僅限于打字、做報表、修機器的境地，企業(yè)的競爭力也會由于IT的作用而得到放大。
IT戰(zhàn)略規(guī)劃給企業(yè)帶來的益處主要有：
1、企業(yè)信息化建設(shè)的步伐、重點、方向與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略保持一致，提高企業(yè)充分駕馭IT的能力，提升企業(yè)競爭力。
2、 企業(yè)可以腳踏實地，客觀地結(jié)合目前和未來的發(fā)展狀況，決定企業(yè)進行信息化的重點，避免了不負責(zé)任的IT廠商為追求自身的銷售額而鼓動企業(yè)盲目上馬大型的信息化項目。
3、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和各級部門對信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、工作原則、重點應(yīng)用領(lǐng)域、關(guān)鍵成功因素等形成統(tǒng)一共識。
4、企業(yè)內(nèi)部IT人員、應(yīng)用人員未來應(yīng)具備的知識層面與技能、技術(shù)選用的評估標準等有了事先的明晰。
5、企業(yè)提高IT投資的收益、降低風(fēng)險。
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