協(xié)作工具如何節(jié)約成本并與業(yè)務(wù)配合

隨著經(jīng)濟(jì)的持續(xù)低迷，中型企業(yè)正在尋求把協(xié)作工作和策略作為一種物有所值的方法，更好地和業(yè)務(wù)配合、理順內(nèi)部和外部流程、甚至節(jié)約成本。　　

使用包括從微軟SharePoint到社交媒體平臺的技術(shù)，企業(yè)正在選擇一種不使用昂貴的內(nèi)容管理系統(tǒng)和冗長的業(yè)務(wù)流程工程創(chuàng)建就能輕松共享文件和項(xiàng)目協(xié)作的能力。還有，通常，受訪的CIO都認(rèn)為工具是項(xiàng)目中最不重要的方面。

Mannatech Inc. 的副總W. Jerome Oberlton 說：“工具的類型并不重要，和業(yè)務(wù)的配合才重要。” Mannatech Inc.是一家擁有3.33億資產(chǎn)的專利營養(yǎng)品供應(yīng)的開發(fā)商和供應(yīng)商，重點(diǎn)是管理產(chǎn)品和皮膚護(hù)理解決方案。

Oberlton使用Microsoft Office SharePoint Server提高M(jìn)annatech的效率和協(xié)同。Mannatech有500個內(nèi)容員工，產(chǎn)品在世界上50萬的地區(qū)擁有產(chǎn)品網(wǎng)絡(luò)。

例如， 德克薩斯州的Mannatech，也就是Coppell使用協(xié)作工具更改產(chǎn)品包裝上的價格，這些是還沒有包裝的產(chǎn)品和促銷材料的捆綁。根據(jù)一位行業(yè)分析師的建議，公司決定包裝的價格需要更低，來增加2009的收入（經(jīng)濟(jì)低迷開始后公司收入也降低了）。和公司中不同的部門協(xié)作是IT部門的工作，這樣可以三周內(nèi)在三個地區(qū)（北美、南美和加拿大）建立新的價格。

Oberlton說：“我們必須配合并協(xié)作。這是一個大動作。”

除了使用SharePoint的協(xié)作，進(jìn)步還需要對公司的核心ERP系統(tǒng)進(jìn)行永久的修正。Oberlton 說：“項(xiàng)目主要模板必須進(jìn)行配置，以便調(diào)整包裝構(gòu)成和價格。”

協(xié)作很好，但ROI更好

在主要為工業(yè)和生物制藥行業(yè)應(yīng)用的“零重力”機(jī)械臂技術(shù)生產(chǎn)商Equipois Inc.，協(xié)作工作可以幫助提供業(yè)務(wù)流程效率，并節(jié)約資金。

這家公司需要一種不貴的尖端工具在全國的三個辦公室中幫助協(xié)作。Equipois 的CEO，Eric Golden說： “我們客戶的數(shù)據(jù)深度很大，我們需要和他們的工作流程集成。我們需要一種可以和科和共享我們R&D流程中的提案、繪圖和視頻的工具。”

Microsoft Outlook插件，可以讓業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)可以相互交流，共享和管理他們的日常工作活動。

Equipois把協(xié)作工具作為多由部門領(lǐng)導(dǎo)的中央文件庫，把所有員工的就職文檔存放在內(nèi)網(wǎng)上，并在遠(yuǎn)程辦公室中和團(tuán)隊(duì)進(jìn)行研究和開發(fā)的協(xié)作。

Golden對協(xié)作工具帶來的流程改善很滿意，他說他對看到的ROI更加滿意。

“硬件、軟件和員工的成本在協(xié)作工具中的重復(fù)大概是我們目前每年支出的40到60倍，給了我們極大的ROI。我們在一次成本節(jié)約四到七萬，循環(huán)成本中節(jié)約6.5萬美元。”

協(xié)作工具的價格差異很大。中央桌面的價格開始是10個工作區(qū)每月25美元到在多于100個用戶和工作區(qū)后的平均每月449美元。Socialtext Workplace的協(xié)作平臺的價格是每月每位用戶15美元，當(dāng)然至少是50個用戶。

Forrester 的首席分析師Rob Koplowitz說：“輕量級的文件共享和社交網(wǎng)絡(luò)通過SaaS模式在今天可以很便宜。它取決于你想要什么。”