慶典活動策劃注意事項

    組織籌備一次慶典，如同進(jìn)行生產(chǎn)和銷售一樣，先要對它作出一個總體的計劃。商務(wù)人員如果受命完成這一任務(wù)，需要記住兩大要點：其一，要體現(xiàn)出慶典的特色。其二，要計劃 好慶典的具體內(nèi)容。

    毋庸多言，慶典既然是慶祝活動的一種形式，那么它就應(yīng)當(dāng)以慶祝為中心，把每一項具體活動都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場合、慶典進(jìn)行過程中的某個具體場面，還是全體出席者的情緒、表現(xiàn)，都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨如此，慶典的宗旨——塑造本單位的形象，顯示本單位的實力，擴大本單位的影響，才能夠真正地得以貫徹落實。

    慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色，應(yīng)當(dāng)在其具體內(nèi)容的計劃 上，得到全面的體現(xiàn)。

    （1）慶典策劃：確定來賓及發(fā)放請柬；來賓組成：政府官員、地方實力人物、知名人士、新聞記者、社區(qū)公眾代表、客戶代表或特殊人物等。總之，來賓要具有一定的代表性；發(fā)放請柬要求：請柬提前7—10天發(fā)放。重要來賓請柬發(fā)放后，組織者當(dāng)天應(yīng)電話致意。慶典頭晚再電話聯(lián)系。

    （2）設(shè)計慶典活動程序；一般程序：主持人宣布開典；介紹來賓；由組織的重要領(lǐng)導(dǎo)或來賓代表講話；計劃 參觀活動；計劃 座談或宴會；邀請重要來賓留言或提字。

    （3）落實致辭人和剪彩：；致辭人和剪彩人分己方和客方。己方為組織最高負(fù)責(zé)人，客方為德高望重、社會地位較高的知名人士；選擇致辭人和剪彩人應(yīng)征得本人同意。

    （4）編寫宣傳材料和新聞通訊材料；列出慶典主題、背景、活動內(nèi)容等相關(guān)材料，將材料裝在特制的包裝袋內(nèi)發(fā)給來賓。對記者，還應(yīng)在其材料中添加較詳細(xì)的資料，以方便記者寫作新聞稿件。

    （5）慶典活動的接待工作；設(shè)置接待室。對所有來賓，都應(yīng)熱情接待，耐心服務(wù)；對重要來賓，要由組織領(lǐng)導(dǎo)親自接待；他們的簽到、留言、食、宿均應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。

    在慶典的籌備組織內(nèi)，根據(jù)實際需要，下設(shè)若干專項小組，分別針對如公關(guān)、禮賓、財務(wù)、會務(wù)等各專項負(fù)責(zé)，使權(quán)責(zé)清晰明確。其中禮賓組，最為重要。

    慶典的禮賓接待組，通常由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達(dá)能力和應(yīng)變能力較強的男女青年組成。具體工作有以下幾項：一，來賓的迎送。二，來賓的引導(dǎo)。即由專人負(fù)責(zé)為來賓帶路，將其送到既定的地點。三，來賓的陪同。對于某些年事已高或非常重要的來賓，應(yīng)計劃 專人陪同始終，以便關(guān)心與照顧。四，來賓的招待。即指派專人為來賓送飲料、上點心以及提供其他方面的關(guān)照。

    舉行慶祝儀式的現(xiàn)場，是慶典活動的中心地點，應(yīng)精心布置好。對它的計劃 、布置是否恰如其分，往往會直接地關(guān)系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。依據(jù)儀式禮儀的設(shè)計程序，在布置舉行商務(wù)類型的慶典現(xiàn)場時，需要通盤考慮：

    一，地點選擇。

    二，環(huán)境美化。在著力烘托出熱烈、隆重、喜慶氣氛的同時突出舉辦單位特色，避免“喧賓奪主”。

    三，場地大小。根據(jù)參加人數(shù)合理選擇，過大或過小都會影響慶典效果。

    四，音響準(zhǔn)備。對于曲目嚴(yán)格審查，使其符合整體烘托要求。對于設(shè)備嚴(yán)格把關(guān)，調(diào)試工作做細(xì)做好。

    最后，慶典程序詳盡清晰。儀式禮儀規(guī)定，擬定慶典的程序時，有兩條原則必須堅持：一，時長適度。二，過程明晰。依照常規(guī)，一次慶典大致上應(yīng)包括下述幾項程序：

    預(yù)備：請來賓就座，出席者安靜，介紹佳賓。

    第一項，宣布慶典正式開始，全體起立，奏國歌，唱本單位之歌。

    第二項，本單位主要負(fù)責(zé)人致辭。其內(nèi)容是，對來賓表示感謝，介紹此次慶典的緣由，等等。其重點應(yīng)是報捷以及慶典的可“慶”之處。

    第三項，邀請嘉賓講話。大體上講，出席此次的上級毛要領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位及社區(qū)關(guān)系單位，均應(yīng)有代表講話或致賀辭。

    第四項，計劃 文藝演出。這項程序可有可無，如果準(zhǔn)備計劃 ，應(yīng)當(dāng)慎選內(nèi)容，注意不要有悖于慶典的宗旨。

    和眾營銷策劃認(rèn)為應(yīng)當(dāng)精心擬定好慶典的具體程序。一次慶典舉行的成功與否，與其具體的程序不無關(guān)系。儀式禮儀規(guī)定，擬定慶典的程序時，有兩條原則必須堅持：第一，時間宜短不宜長。大體上講，它應(yīng)以一個小時為其極限。這既為了確保其效果良好，也是為了尊重全體出席者，尤其是為了尊重來賓。第二，程序宜少不宜多。