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      2013年10月03日    中國財務總監網      
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     削減成本是一件令管理者感到很頭疼的事情。公司削減成本的原因有很多,如提高或維持利潤、取得收購的協同效益、避免破產等。如果你正在領導一個部門,現在接到公司的命令,要求把本部門的管理費用削減10%,20%,甚至30%.你該怎么辦?

      首先,不要指望一個點子就可以徹底改變部門的成本結構,一蹴而就地解決問題。相反,你應該制訂計劃,采取10項或更多的舉措來達成目標。其次,你削減成本的力度越大,對公司產生的沖擊通常就越大。因此,你應該根據節省開支的目標,確定成本削減的力度。

      如果目標是削減10%,你可以采取漸進式削減的辦法。大多數部門都能在不影響其他部門的情況下,將自己的成本削減10%.一些最常見的成本削減方式包括:合并非經常性開支;解決被拖延的人員問題;削減部門管理開支;控制“雜項”開支;控制加薪;再次提議未獲采納的節省方法。

      如果削減目標是20%,你可以嘗試重新設計崗位和流程。這種方式對其他部門的影響適中。之所以要采取這種方式,是因為除非砍掉部門中的大量工作,否則不可能把成本削減掉20%.你應該做的是,努力砍掉任何得不償失的工作。而要有效裁減工作崗位,你需要從三個方面重新考慮本部門的活動。一是與業務往來部門溝通,確定它們如何影響本部門的工作量。你可以從中發現一些削減成本的機會,如砍掉聯絡和協調崗位,降低過高的服務水準等。二是改變流程,從業務要求、人工流程、例外情況、時間計劃 這四個方面入手,分析本部門現有流程是否失去了效力或效率降低,以及是否能夠相應地削減費用。三是改變“雙保險”思維模式。不要為了預防某些影響不大的小概率事件,而采取過于謹慎的做法,這樣做只會產生超額成本。

      如果削減目標是30%,則可以尋求跨部門裁減項目的方式。不過,這種方式對公司的沖擊可能最大。你可以協調部門間相同的活動,如集中采購辦公用品,或統一協商出差酒店住宿,以便獲得價格折扣優惠。你還可以在不同部門之間轉移成本,或將某些活動或工作職能外包出去。其他削減成本的途徑還包括:避免重復分析,取消沒有多大價值的會議和論壇,調整或減少跨部門活動,裁減項目,減輕給其他部門造成的成本負擔等。

      將管理成本削減10%,20%或30%,這是一項令人望而卻步的任務,但如果你從現在做起,并且堅持不懈,就會找到足夠多足夠好的辦法達成目標。相關經驗和研究表明,對想法反復進行推敲,有助于提高想法的質量。因此,即使距離提出建議的最后期限還有一個月或更長時間,你也應該在今天就確定如何實現整個目標。有了想法后,不妨先放在一邊,隔上兩三天再斟酌這些想法。你會發現,每次重新斟酌后,原來的想法會更完善,因為你會發現新的情況,以及先前想法的不足之處。

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    隨機讀管理故事:《尾數的作用》
    某公司招聘一個負責采購物品的臨時員工,很多人前來應聘。招聘者經過一番測試后,留下了三名優勝者參加面試。面試的最后一道題目是:假定公司派你到某工廠采購2000支鉛筆,你需要從公司帶去多少錢?
    第一名應聘者的答案是120美元。主考官問他是怎么計算的,他說:"采購2000支鉛筆可能要100美元,其它雜用就算20美元吧。"主考官未置可否。
    第二名應聘者的答案是110美元。對此,他解釋道:"2000支鉛筆需要100美元左右,另外雜用可能需要10美元左右。"主考官同樣沒表態。
    最后一名應聘者的答案比較特別,是113.86美元。他解釋說:"鉛筆每支5美分,2000支是100美元;從公司到鉛筆廠,乘汽車來回票價4.8美元;午餐費2美元;從工廠到汽車站為半英里,請搬運工人需用15美元;還有……因此,總費用為113.86美元。"主考官聽完,露出贊許的微笑。這名應聘者自然被采用了,他就是后來大名鼎鼎的卡耐基。
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