關于高效會議的九點建議

    為了更好、更高效的組織召開會議，達到會議集思廣益、有效溝通、解決問題、達成共識、開發創意、激勵士氣的目的，杜絕低效會議、無用會議、拖拉會議、陪綁會議的召開，避免浪費大家的時間，避免造成公司會議效率低下、管理成本增加。為了開好高效的會議，現提出以下九點建議：

    一、主題要聚焦。

    一次會議，最好就只有一個主題。這樣可以集中時間和精力，集中有關人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要超過三個議題。會議議程上沒有的話題，在開會的過程中可能會涉及到，但是如果不是很重要，那就必須放一放，集中精力討論問題，減少會議的時間。

    二、人員要相關。

    參加會議的人員，要堅持“少而精”的原則。與會議議題直接關聯的部門，派人參加。參加會議的人員，一定要有決策權。

    三、事先要通報。

    會前必須做好充分的準備。要想會議高效，事先告知很重要。會議應至少提前一天告知，包括會議議題、會議議程、會議起止時間、需提供的有關資料、發言次序等，讓與會人員作好準備，開會時積極發言，各抒己見，迅速做出決策，提高會議效率。

    四、程序要準確。

    會議由會議議題部門主持，他要把這個會議的背景、要做什么事情從頭到尾敘述一遍，然后當場征詢大家意見，要求各個部門就討論的議題發表觀點，公司領導高屋建瓴，當場決策，統一協調指揮。會議要遵守會議程序，嚴格遵守會議紀律，會議期間原則上不允許外出，如有特殊情況，必須向主持人寫書面字條說明原因。

    會議主持人在最后一定要告訴大家結論，接下來的工作應該怎么做。如果領導覺得信息不全面，那么就下次會議再來拍板，但必須保證時間節點。會議要形成執行時間表，某個時間段大家要做什么，工作的結果如何匯總，什么時間再來開會碰頭。這樣分工明確，效率也會很高。

    五、時間要緊湊。

    要事先規定會議時間，一般的會議不要超過一小時，較長的會議要分階段進行，每階段發言人的時間要規劃和控制好，有必要時計劃 中場休息。合理控制發言時間，原則上每人發言每次不得超過5分鐘。

    六、記錄要完整。

    會議記錄一定要完整、規范。會議組織部門從簽到、討論記錄，到會議決議、表決情況，都要進行詳細記錄，以備查。所有會議的記錄和形成的決議，要匯總整理成標準的《會議記錄》經分管領導審核后，交由人力資源部存檔，監察部對會議形成的決議負責督辦。

    七、紀要下發要及時。

    會議召開后應在會后一天內下發會議紀要，會議紀要做到完成目標的時間、要求、方法、執行人四落實。要及時貫徹會議精神，增強會議時效性，發揮會議的作用。

    八、決策執行要檢查。

    會議決策情況要跟蹤檢查，在會后的幾天里，分管領導要檢查分管部門對會議決議的貫徹落實方案。

    九、及時做好總結。

    決策完成期限要進行及時的總結，做到好的表揚，錯的處罰，確保會議有效性的貫徹落實。按照PDCA的原則，總結經驗和教訓。對典型經驗或教訓，要認真解剖，制定糾正和預防措施，爭取不讓企業犯相同的錯誤。