開會是投資還是成本？

　于泳泓 安元管理顧問有限公司董事CEO

　　“如果我會死,我希望死在會議上。因為由生到死的轉(zhuǎn)變,沒有人會查覺到。”一句西方俗諺,道盡了現(xiàn)代人對于會議的無奈。

　　舉凡研究事理之解決,一人謂之獨思,二人謂之對話,三人以上而循一定之規(guī)則,謂之會議。因此,會議有三個基本要件:①必須是研究事理之解決;②必須三人以上;③必須依循一定之規(guī)則。

　　議事學(xué)基本原則,指引了一般會議管理的規(guī)定以及我們主持或參與一些會議的基本精神,它包括:有議事規(guī)則的存在,系為增進業(yè)務(wù)處理與提升合作協(xié)調(diào);會議中所有的會員擁有平等的權(quán)利與責(zé)任,多數(shù)的一方有權(quán)做決定,少數(shù)的一方有權(quán)做辯護;法定的會議規(guī)則必須有足夠的法定人數(shù);每一項動議必須經(jīng)過自由而充分的討論;會議的任何時候,一個時間只能討論一個問題;在任何時間,每位會員都有權(quán)利知道現(xiàn)在正在進行中懸而未決的問題,同時在表決前加以重述;會議中的會員發(fā)言,必須得到主席的許可;對同一個問題,在他人第一次發(fā)言尚未結(jié)束之前,任何人都不可以要求第二次發(fā)言;會議主席必須嚴(yán)守公正立場沒有偏頗。

　　這些議事學(xué)的基本原則,用于組織會議時,雖然顯得過于嚴(yán)格縝密,但大方向卻是正確的。在我們的組織或企業(yè)里,天天發(fā)生著的各式各樣的會議,涉及每一個人的日常工作、涵蓋重要的組織策略制定,所以未接受正式會議訓(xùn)練的人,也都習(xí)以為常地被認為能夠處理會議問題。據(jù)我個人的觀察與統(tǒng)計:第一,越是高級的經(jīng)理人,花在會議上的時間就越多,平均來看,他們平均有30%以上的時間用來開會,接下來就是與會議脫不了關(guān)系的會前準(zhǔn)備與會后追蹤;第二,越是經(jīng)常負責(zé)召開會議的人,他們主持或管理控制會議的情況,就越有改善的空間,能掌握好會議的人,還真的是少數(shù)。

　　有人將會議的組成,用 “豺狼必與綿羊羔同居,豹子與山羊羔同臥;少壯獅子與牛犢,并肥畜同群”來形容,有點諷刺,卻頗為生動。在會議的組成中,由一群不同職位、不同專業(yè)、不同立嘗不同心理預(yù)期的人,聚集在一起為了達成某些程度的共識或結(jié)論,先天上確實是有它的難處。所以,會議管理變成經(jīng)理人的必修課,主持會議就變成領(lǐng)導(dǎo)者一定要下功夫去學(xué)習(xí)的基本能力。

　　你會開會嗎？

　　國人開會常見的問題,從隨性開會、不了解或缺乏會議規(guī)范、變成主席或某位出席者的演講會、變成演講比賽、會議中為發(fā)言而發(fā)言、為反對而反對、為捧場而參與或同意、為奉承或出風(fēng)頭而臨時動議,到最后會而不議、議而不決、決而不行、行而不果,這些都是稀松平常的事。

　　會議主持者的特質(zhì),必須果斷堅毅,態(tài)度誠懇,立場超然,他必須做到時間與步調(diào)的掌握,依計劃時程宣布開會、散會或休息,按照程序主持會議的進行。還有困難的是必須維持會場秩序,并確保議事規(guī)則之遵行,讓多話的適可而止,讓無言的敢于表達,答復(fù)并面對會議中的詢問與質(zhì)疑,及決定權(quán)宜問題與秩序問題,將議案付諸討論及表決,并宣布表決結(jié)果甚至于完成法定程序。要完成以上這些事情,會議主持者必須擁有相當(dāng)?shù)腎Q、EQ及RQ,然后又要能夠臨場反應(yīng),亂中有序。再次是與會的人,會議對他們的挑戰(zhàn)相比較小,但也必須在會議前做足功課,必須充分閱讀會議數(shù)據(jù),準(zhǔn)備會議的發(fā)言與既定目標(biāo),然后與會時遵循會議規(guī)則清楚表達。

　　開會能不能省一省？

　　首先,我們必須檢討開會的必要性。召開會議是否符合規(guī)定,能否促進協(xié)調(diào)、溝通及集思廣益,對工作推動及目標(biāo)達成有無必要,在時效上有否其他更有效的替代方式？倘若以電話、公函或會簽等方式可以產(chǎn)生預(yù)期效果,會議主持人或出席人員不能充分準(zhǔn)備、時機不適當(dāng)以致會議肯定不能產(chǎn)生預(yù)期效果,召開會議的花費太大,就應(yīng)該以其他方式來取代會議。現(xiàn)在許多跨國跨區(qū)的公司,會議人員召集的可能性或成本都是一大挑戰(zhàn),于是,利用網(wǎng)絡(luò)討論區(qū),先行收集與會人員意見后匯總,再來開會或取代開會,都能大大提高會議的效率與效能。

　　整個會議管理的內(nèi)涵包括:會議的對內(nèi)對外管理,會議結(jié)論的決策模式,會議成本估算,會議的規(guī)劃、準(zhǔn)備、組成與規(guī)則,會議的流程與控制,會議的參與及發(fā)言、共識引導(dǎo),會議決議的追蹤落實,等等。其中要特別注意的是兩件事。第一,會議的決策模式是影響決策質(zhì)量的關(guān)鍵。一般而言,會議必須遵守“力的原理”,亦即會議的最后決定,必須是代表最多數(shù)意見的決定,也稱為“服從多數(shù)原則”。其次是“理的原理”,在服從多數(shù)的原則下,少數(shù)者的權(quán)利,亦不應(yīng)受到打壓,此稱為“尊重少數(shù)原則”。多數(shù)決策的模式,是效率最高但質(zhì)量卻絕不一定能確保是最好的,例如用在戰(zhàn)略的制定或頭腦風(fēng)暴時,許多少數(shù)或奇特的想法,在會議有限的時間內(nèi),未必能夠獲得廣泛的支持與理解,這時如果主持人徑自付諸表決,有可能會斷送一個寶貴的點子,這時就不如擱置留待進一步的評估。此外,高層會議如董事會會議,每位董事的意見都極為重要,如果董事會的決議,動輒需要看表決結(jié)果而不是董事們的共識與妥協(xié),動輒表決只會種下日后嚴(yán)重沖突的后果;此時應(yīng)該休會尋求溝通與共識。所以,舶來的力的原理與少數(shù)服從多數(shù),未必是最好的決策模式。西方運用票決的合宜性,原本就比東方來得高,也來得習(xí)慣。

　　第二,會議成本。會議成本應(yīng)該包括直接成本,如召開會議的準(zhǔn)備成本、會議室的成本、與會人員的成本。間接成本,如與會人員因為無法工作所流失的產(chǎn)能、額外加班或因為會議延誤工作的加班成本、影響他人的成本或其他流失的機會成本,等等。

　　沒有任何一項規(guī)定要求公司必須制定具體執(zhí)行的會議管理辦法,但會議的管理,確實應(yīng)該在公司內(nèi)部制定章程或相關(guān)會議管理辦法,來規(guī)范公司內(nèi)的各種會議類別及分級、會議原則與規(guī)定、會議決議及追蹤、會議記錄與存盤規(guī)定、會議室管理,等等。會議的真正精神所在是借著會議的進行過程,通過人與人之間智慧的交流,情感與理性的良性互動,產(chǎn)生互信與有價值的共識,作為行動的共同準(zhǔn)據(jù)。然而,“一人一把號,各吹各的調(diào)”、“會而不議、議而不決、決而不行、行而不果”的事實總是天天上演著。要做好會議管理,除了有清楚的管理規(guī)范與訓(xùn)練外,最好是養(yǎng)成能不開會就以其他方式取代的習(xí)慣,做好時間管理,追蹤會議決議的執(zhí)行。我的一家客戶,為了解決會議泛濫的問題,就想出兩個挺有效的殺手锏:第一步,在每一間大嗅議室中張貼該會議室每小時的開會成本;第二步,會議室內(nèi)什么都有,就是沒有椅子,大家站著開會。