無效的會議管理導致企業管理混亂

中國是一個文山會海的國度，君不見打開電視新聞頻道，從中央到地方，無不是會議報道。好像只有會議才能顯示領導的存在，好像只有會議才能解決問題，好像離開了會議，這個社會就不能正常運轉了。

　　企業也是如此，沒有會議，干部就無法展示權威，沒有會議，老板就不能發號司令。對一個企業而言，其實會議本身才真正是問題的根源是一切管理混亂的根源。

　　沒有制度或者有制度執行不了，靠會議;有矛盾、有糾紛，積怨多了，靠會議;有投訴、有質量問題，沒有人解決得了，靠會議;有臨時任務、有上級指令，要布置，靠會議……總之，沒有規范的企業，一切工作靠會議。會議無規劃、會議無主題、會議無目的，會議隨時可能召開，會議隨時可能延長、會議常常老調重彈，會議往往議而不決。會議只是表明管理者在工作，卻不能幫助員工解決多少實際問題。

　　說起開會，很多企業的員工都會心生恐懼。會議并不殺人，為何會生恐懼呢?有個企業的員工告訴我：對他們而言，會議就是煎熬和折磨。說好三分鐘的短會，不超過半小時不會結束;說好二個鐘頭的會議，沒有半天下不來。領導出差前要開個會，叮嚀叮嚀;領導出差后，見聞要介紹介紹，當然忘不了對其出差期間犯錯誤的員工要清算清算。領導參觀一下別的企業，發現有差距，也要回來罵罵員工為什么你們沒有別人做得好?會上總是老板或上司在教訓員工好像企業的所有問題都出在員工身上。今天張三挨罵，明天李四被批，下一次不知輪到誰。這樣的企業，員工有沒有別的病不清楚，但一定少不了會議恐懼癥。

　　我曾經是無效會議的政治犧牲品，就因為一次對徒有形式而無內容的冗長會議無法忍受中途退場，導致了我政治生命的終結從入黨積極分子變成了永遠與黨無緣。當我在企業擔負一定的職務之后，我不敢亂開會，也不敢開長會，每次會議我都認真準備，每次會議我都預報時間并且承諾絕不超時，因為我不想自己也成為別人中途退場的會議主持人。我發現認真準備、掌控得法，會議也是推動工作的有效手段。因此，我想對會議的作用、意義以及會議管理辦法談談張國祥老師個人的經驗和體會，以供希望從會海中解放的企業借鑒和參考。

　　一、會議的基本作用

　　會議的作用不外乎布置工作、總結經驗、討論事項、分析問題、研究對策，一言以蔽之就是做出決策。

　　也就是說每次會議都有特定的主題，都有需要解決的問題，只要圍繞主題、集思廣益，達成問題解決的目的就行，這樣的會議才有意義。

　　二、會議的管理辦法

　　一個企業每年應該召開的會議其實是屈指可數的，固定會議除了企業的年度總結大會、半年總結會、月例會、周例會之外，其余的會議都是專題會議，或是非常規會議，也可以稱之為臨時會議。

　　企業必須建立會議管理制度或者是會議召開流程，對各類會議的主持人、參加人員、召開地點、會議召開時間長短、會議發言順序、會議成果做出清楚明確的界定，以確保會議召開的效率和效益。

　　對各種臨時會議實行申報審批制度，可以制訂《臨時會議申報審批表》，對會議召開的目的意義、參與人員、討論事項、解決問題、會議時間地點等事先做出規劃，事后進行跟蹤。讓會議主持人或召集人做到開會有目的、有計劃、有成效。

　　企業必須把握一個原則：可開可不開的會議堅決不開。

　　企業如果能將會議效率與績效考核掛鉤，那將是最有效的會議管理。

　　三、主持會議的技巧

　　會議成敗或作用大小與主持人關系極為密切，要想會議取得成效，主持人必須做好以下工作：

　　1、事先做好規劃，確定會議主題、討論重點、解決途徑、發言順序，并設計好自己的建議與具體措施，最好事先告知與會者會議的主題;

　　2、掌控會議進程，啟發與會者的參與性和創意思維，讓會議朝有利問題最終解決的方向發展;

　　3、及時機智打斷無關會議主題的提議和發言，保持會議主題不動搖;

　　4、在會議冷場時，要主動化解緊張局勢，避免陷入僵局;

　　5、在會議討論熱烈時，要善于引導，對建議性意見及時給予鼓勵;

　　6、注意眼觀六路、耳聽八方，對內向沉穩者，主動給予發言機會，不使每一個出席者受冷落;

　　7、適時歸納總結，問題解決了，及時宣布散會。

　　8、對超時會議必須征得全體出席人員同意方可延時，否則宣布擇機另開。

　　9、會議紀要必須在會議結束后半個工作日內發放到與會者手中，最好用電腦記錄同步發放;

　　10、做好會議跟蹤，確保會議決定事項得到落實。

　　如果一個企業想從會海中解放，就必須對會議進行管理。